No luche contra el tiempo, aprenda a usarlo eficazmente

“El tiempo es oro” es un dicho común que ha prevalecido por años, pero cuyo significado va más allá, pues en cuatro palabras plasma la importancia de aprovechar cada minuto para crecer y tener éxito, sobre todo para las empresas que si no saben usarlo a su favor, pueden perder todo en cuestión de segundos.

El gran inconveniente del tiempo es que no se puede evitar, retrasar o extender, pero lo que sí es posible es controlarlo a favor de los intereses personales. Si una empresa quiere lograr el éxito, debe incluir en su estrategia y cultura, una buena gestión del tiempo.

“El tiempo es el mismo para todos, lo importante es saber aprovecharlo de forma eficaz para ayudar a la organización a tener mejores resultados”, explicó ­Raciel ­Sosa, director general de Leadex Solutions, en entrevista a El Economista.

Detalló que cuando una empresa no tiene buena gestión de tiempo, no sólo registra menor productividad, sino que se presentan problemas de salud como mayor estrés, dolor de cabeza, cambios emocionales drásticos, alteración nerviosa, gastritis y el síndrome de burnout que se caracteriza por agotamiento físico y mental, falta de motivación por las tareas realizadas y cambios de comportamiento, lo que reduce la calidad de vida laboral de todos los colaboradores y representa las primeras causas de renuncia.

Por ello, es importante que todos, tanto directivos como colaboradores, aprendan buenas técnicas de gestión de tiempo y éstas se incluyan dentro de la cultura empresarial, ya que se tendrá un mejor ambiente, mayor bienestar y sentido de pertenencia.

“El tráfico, interrupción de llamadas, juntas, trámites excesivos son ladrones del tiempo, lo importante es aprender a lidiar con ellos y administrarlos eficazmente”, expresó.

Claves de enseñanza

Raciel Sosa indicó que lo primero que la empresa necesita para fomentar una buena gestión de tiempo entre sus colaboradores, es tener claros los objetivos de la organización y comenzar a difundirlos.

Asimismo, se debe crear una metodología formal y dar capacitaciones, ya sea a través de cursos, libros o actividades de equipo.

“La principal causa de fallas de los empleados o de bajos niveles de competitividad es porque no saben cómo administrar su tiempo. Ahí la empresa debe enseñar cómo hacerlo y asegurarse de que todos conozcan bien el método”, enfatizó.

Entre las estrategias que deben inculcarse está dejar de dividir el tiempo en horas y convertirlo en una brújula, donde se fijen los objetivos que se quieren alcanzar y lo necesario para llevarlos a cabo.

Importante vs urgente

De igual manera hay que aprender a diferenciar las cosas importantes de las urgentes, porque no todo tiene la misma urgencia de ser atendido.

En este sentido, Sosa explicó que lo importante es lo que la ­persona establece como prioridad, mientras que lo urgente son las necesidades de otros, que se transmiten a los empleados por presión y que se considera lo primordial, aunque no sea así.

“Hay que distinguir lo que se quiere hacer y asignarlo en cuatro grupos: lo importante y urgente, lo importante, pero no urgente, lo no importante, pero sí urgente y lo que no es ni importante ni urgente. Enfócate siempre en el segundo grupo porque esto te permitirá avanzar de forma constate en tu vida profesional y personal”, dijo.

Enfatizó que entre las prioridades personales, se debe incluir el descanso donde se asigne tiempo de calidad para convivir con amigos y familiares, se realicen actividades de esparcimiento y se tenga una buena calidad de descanso. Al final del día, el trabajo no es lo más importante.

Qué evitar

Para que el cambio de mentalidad sea exitoso, las empresas deben dedicar tiempo a romper con las ideas negativas de la administración del tiempo que impiden actuar eficazmente.

El especialista indicó que el principal obstáculo es dejar de creer que “no se tiene tiempo”, una excusa que se da por no tener claras las prioridades. Hay que discriminar las tareas o de lo contrario se creerá que todo es importante.

Añadió que también se debe evitar caer en la “carrera del roedor”, donde todo el tiempo se está corriendo porque se cree que así se hace eficiente el tiempo y es necesario para la empresa, cuando lo que realmente provoca es desgaste, estrés, trabajo con menor calidad y estancamiento porque no se está yendo a ninguna parte.

Otro comportamiento a eliminar es decir a todo que sí, ya que no todo lo que se solicita en la empresa ayudará al crecimiento, sino que incluso puede retrasar otros procesos importantes.

“Aprende a decir no sin usar la palabra ‘no’. Cuando te asignen alguna tarea que no sea importante y que no ayuda al logro de tus objetivos, sólo di que te dedicarás a otras cosas que son necesarias terminar en ese momento”, concluyó.